Iza prowadzi 3-osobową firmę sprzątającą w Katowicach. Trzy lata na rynku, pełen kalendarz, klienci ją uwielbiają. W lutym usiadła do excela żeby policzyć ile realnie zarobiła w 2025.

Wynik: 47 800 zł. Za cały rok pracy. Czyli mniej niż gdyby pracowała sama na etacie za minimalną krajową.

I nie dlatego ma za mało klientów. Iza ma za niskie ceny. Wzięła stawkę z Facebookowej grupy „Sprzątanie Śląsk", gdzie ktoś napisał: „u mnie 50 zł/h, klienci nie narzekają". Podniosła do 55 zł, dodała marżę. I trzy lata później okazało się, że po opłaceniu pracowników, dojazdu, materiałów i ZUS-u, na czysto zostaje jej z każdej godziny pracy zespołu 3 do 7 złotych.

To nie jest jakaś ekstremalna sytuacja. To jest najczęstszy problem w branży sprzątającej w Polsce — i powód, dla którego tak wiele firm po 2-3 latach pracy znika z rynku, mimo że miały klientów. Nie miały marży.

W tym artykule pokazuję, jak policzyć stawkę, która naprawdę się opłaca. Z liczbami na 2026 rok, z konkretnym wzorem i z 5 najczęstszymi błędami, które właściciele firm sprzątających popełniają przy wycenie.

Ile naprawdę kosztuje Cię godzina pracy pracownika

Zacznijmy od podstawy, bo tu większość właścicieli się myli już na starcie.

W 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla osoby zatrudnionej na umowę zlecenie wynosi 31,40 zł brutto (Symfonia, inEwi). To minimum ustawowe — nie wolno Ci zapłacić mniej.

Ale 31,40 zł/h to nie jest Twój koszt. Twoim kosztem jest kwota brutto plus składki ZUS finansowane przez pracodawcę.

W zależności od statusu pracownika realny koszt na godzinę wygląda tak:

• Umowa zlecenie, jedyne źródło dochodu — koszt ~38 zł/h (kwota brutto + ~20% narzutów ZUS pracodawcy: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP) (poradnikprzedsiebiorcy.pl)

• Umowa zlecenie ze studentem do 26 r.ż. — koszt ~31,40 zł/h (bez ZUS) (ifirma.pl)

• Umowa zlecenie z osobą pracującą na etacie w innej firmie z min. pensją — koszt ~31,40 zł/h (tylko zdrowotna po stronie zleceniobiorcy) (Symfonia)

• Umowa o pracę przy minimalnej — koszt ok. 36 zł/h (4 806 zł brutto / 168 godzin × 1,205) (inEwi)

Bezpieczne założenie dla typowej firmy sprzątającej zatrudniającej osoby na umowę zlecenie:

Realny koszt godziny pracownika = 35-38 zł

Nie 25 zł, jak sobie liczysz na palcach. Trzydzieści pięć.

I to jest dopiero start kalkulacji.

Co jeszcze musisz wliczyć w godzinę pracy

Sama stawka pracownika to tylko jeden element. Pełen koszt godziny pracy zespołu to:

1. Koszt pracownika — 35-38 zł/h (jak wyżej)

2. Dojazd do klienta — 15-40 minut średnio. Pracownik nie pracuje za darmo w drodze, a Ty nie wystawiasz tego klientowi. To niezapłacony czas pracy plus paliwo, plus amortyzacja samochodu. Szacunkowo: 5-10 zł na każdą godzinę pracy u klienta.

3. Materiały i chemia — środki czyszczące, mikrofibry, worki, rękawiczki, papier. Realnie: 3-5 zł na godzinę pracy.

4. Koszty stałe firmy — księgowość, telefony, ubezpieczenie, marketing, reklama, ZUS przedsiębiorcy, hosting strony, abonament aplikacji do zarządzania. Przy 3-osobowej firmie z ~500 godzinami pracy miesięcznie to dodatkowo 5-8 zł na godzinę.

5. Twoja praca — czas spędzony na zarządzaniu zespołem, rozmowach z klientami, fakturowaniu, rozliczaniu. To też ma wartość. Konserwatywnie: 5-7 zł na godzinę pracy zespołu.

Razem: koszt pełny jednej godziny pracy = 53-68 zł.

I to jest Twój break-even — czyli stawka, przy której nie zarabiasz nic. Po prostu wychodzisz na zero.

Jeśli bierzesz od klienta 55 zł/h, dopłacasz do interesu. Jeśli 65 zł/h, balansujesz na granicy zera. Jeśli 75 zł/h — masz 7-22 zł marży, czyli 10-30%.

To pokazuje, dlaczego stawka „jak u innych w okolicy" jest tak niebezpieczna. Bo „inni" też dopłacają do interesu, tylko jeszcze sobie tego nie policzyli.

Wzór na minimalną stawkę dla firmy sprzątającej

Jeśli chcesz mieć 25% marży (czyli zysk przed podatkami w wysokości 25% przychodu), wzór wygląda tak:

Twoja stawka godzinowa = pełny koszt godziny × 1,33

Czyli:

• Przy koszcie pełnym 55 zł/h → minimum 73 zł/h

• Przy koszcie pełnym 60 zł/h → minimum 80 zł/h

• Przy koszcie pełnym 65 zł/h → minimum 86 zł/h

To jest dolna granica, która ma sens biznesowy. Wszystko poniżej to praca dla samej pracy.

Dla porównania, stawki rynkowe w Polsce 2026 według raportów branżowych (CleanWhale, OnlyClean):

• Profesjonalne firmy w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Gdańsku: 60-90 zł/h

• Mniejsze miasta (Rzeszów, Białystok, Zielona Góra): 40-70 zł/h

• Sprzątanie biur: 2,5-6 zł/m²

• Sprzątanie po remoncie: 6-12 zł/m²

Jak widzisz, dolna granica rynkowa pokrywa się dokładnie z polem nieopłacalnym dla firmy z zespołem. Firmy biorące 40-50 zł/h to albo soliści (gdzie nie ma kosztu pracownika), albo firmy które nie wiedzą, że tracą pieniądze.

5 najczęstszych błędów w wycenie

Błąd 1: Stawka „taka jak u konkurencji w okolicy"

To najczęstszy błąd właścicieli firm sprzątających w Polsce. Ktoś w grupie na Facebooku napisał, że bierze 50 zł/h. Ktoś inny wystawił ofertę za 55. Ty bierzesz 52, bo „chcesz być konkurencyjna".

Problem: ta osoba z grupy może być solistą bez pracowników, albo studentem podrabiającym sobie do dochodu, albo emerytką która nie liczy ZUS-u. Albo — co najprawdopodobniej — też dopłaca do interesu, tylko jeszcze tego nie wie.

Jak pisze OnlyClean: „Największy błąd to wycena, która «nie dźwiga» należnych podatków i składek, a następnie ratowanie się «kreatywną księgowością»". Krajowa Administracja Skarbowa już zauważyła branżę — w jednym z głośniejszych ostatnich przypadków zablokowała na rachunkach firmy sprzątającej prawie 300 tys. zł, a szacowane uszczuplenia podatkowe wyniosły prawie 700 tys. zł.

Co zrobić: policz swoje koszty. Twoja stawka ma wynikać z Twojej kalkulacji, nie z postu na grupie.

Błąd 2: Niewliczanie pełnego kosztu pracodawcy

Drugi co do popularności błąd: właściciel myśli „płacę Kasi 25 zł/h", a w rzeczywistości Kasia kosztuje go 32 zł/h (umowa zlecenie pełne ZUS) albo 36 zł/h (umowa o pracę).

Różnica między „płacę" a „kosztuje mnie" to 20-44% w zależności od formy zatrudnienia. Jeśli Twoja kalkulacja zakłada koszt 25 zł, a realny jest 36, w rzeczywistości tracisz 11 zł na każdej godzinie, w której przepracował u Ciebie pracownik. Przy 500 godzinach miesięcznie zespołu — to 5 500 zł miesiąc w miesiąc.

Co zrobić: sprawdź dokładny koszt pracodawcy w kalkulatorze (np. inEwi albo Pracuj.pl). Wpisz brutto, zobacz pełny koszt. To jest Twoja realna liczba.

Błąd 3: Ignorowanie dojazdu

Pracownik jedzie 25 minut do pani Haliny. Sprzątanie trwa 4 godziny. Potem 30 minut do pana Tomka, kolejne 3 godziny pracy.

Łączny czas pracy: 7 godzin. Łączny czas opłacany przez pracodawcę: 8 godzin (bo musisz zapłacić też za dojazdy między klientami i do pracy/z pracy w niektórych modelach umowy). Nie licząc paliwa, eksploatacji samochodu, korków.

Większość właścicieli firm sprzątających w ogóle nie liczy dojazdu w wycenie zlecenia. Klient płaci za 4 godziny u siebie, a Ty wydajesz na 5 godzin pracy + paliwo.

Co zrobić: albo doliczaj opłatę za dojazd osobno (popularne w wielu firmach), albo wlicz dojazd w stawkę godzinową od początku (5-10 zł/h to bezpieczny narzut). Najgorzej: ignorować i mieć nadzieję że się jakoś uzbiera. Nie uzbiera się.

Błąd 4: Brak bufora na koszty stałe i nieprzewidziane

Telefon. Księgowość. Ubezpieczenie OC firmy. ZUS przedsiębiorcy. Reklama. Strona internetowa. Pranie mikrofibr. Zepsuty odkurzacz. Klient który anulował na ostatnią chwilę. Pracownica która wzięła zwolnienie.

To wszystko istnieje i kosztuje Cię pieniądze co miesiąc. Jeśli Twoja stawka nie ma w sobie bufora na te rzeczy, w pierwszym miesiącu kiedy coś pójdzie nie tak (a pójdzie) — pokrywasz to z własnej kieszeni.

Co zrobić: policz roczne koszty stałe firmy, podziel przez ilość godzin sprzątania w roku, dorzuć dodatkowe 15-20% jako bufor na nieprzewidziane. To jest Twoja minimalna „składka" na każdą godzinę pracy.

Błąd 5: Nierozróżnianie typów usług

Sprzątanie cykliczne (co tydzień u stałej klientki) i sprzątanie jednorazowe (po remoncie, mieszkanie pod wynajem) mają inne koszty i inne marże.

Cykliczne:

• Pracownica zna mieszkanie, pracuje szybciej

• Klient już zna procedurę, mniej rozmów

• Stały przepływ — łatwiej planować

• Niższe ryzyko nieuczciwych klientów

• Możesz zaoferować niższą stawkę godzinową, np. 65-75 zł

Jednorazowe:

• Pracownik musi się zorientować, traci czas

• Często niespodzianki (większy bałagan niż było na zdjęciach)

• Wyższe ryzyko reklamacji

• Wyższe koszty marketingu na pozyskanie klienta

• Powinieneś brać 80-100 zł/h albo wycenę za m²

Jedna stawka „bo tak jest prosto" oznacza, że albo cykliczne klientki dopłacają za jednorazowe (i odchodzą do tańszej konkurencji), albo jednorazowe są nieopłacalne (i zjadają zysk z cyklicznych).

Co zrobić: miej dwa cenniki: cykliczny (niższy) i jednorazowy (wyższy). Dla nowych klientów cyklicznych możesz dawać pierwszą wizytę po stawce jednorazowej, a kolejne po cyklicznej — to pokrywa Twoje koszty pozyskania.

Jak podnieść cenę obecnym klientom

Większość właścicieli, kiedy uświadomi sobie że bierze za mało, ma jeden problem: co zrobić z klientami, którzy płacą obecną, niską stawkę?

Trzy zasady:

1. Komunikuj zmianę z wyprzedzeniem. Minimum miesiąc, najlepiej dwa. SMS lub mail: „Dzień dobry, od 1 maja zmieniam stawki. Dla Pani jako stałej klientki nowa stawka to 75 zł/h. Doceniam naszą współpracę i chcę żeby moja firma mogła nadal Pani służyć". Krótko, profesjonalnie, bez tłumaczeń.

2. Stałym klientom dawaj lepsze warunki niż nowym. Jeśli dla nowych masz 85 zł/h, dla obecnych 75 zł/h — to jasny sygnał lojalności. Większość zostanie.

3. Bądź gotowy stracić 10-15%. I to jest dobra wiadomość, nie zła. Jeśli ktoś nie chce zapłacić ceny, która Cię nie zabija — to jest klient, którego i tak nie chcesz. Lepiej mieć 8 dobrych klientów po 75 zł niż 10 takich po 60.

Realne dane od firm, które przeszły taką podwyżkę: średnio odchodzi 8-12% klientów, ale przychody netto rosną o 25-30% (bo zostają najlepsi i Twoja marża pokrywa stratę z odejść).

Jak Twoja Firma Pro pomaga obniżyć Twoje koszty

Powyższe liczby pokazują, gdzie są największe wycieki marży: dojazdy, niedokładne rozliczanie pracy, wycena na czuja, brak widoczności rentowności. To są dokładnie te obszary, w których system zarządzania może realnie zmienić Twoje finanse — nie przez magię, tylko przez dane i automatyzację.

Twoja Firma Pro jest budowana z myślą o tych konkretnych problemach.

Smart booking — klastrowanie klientów według lokalizacji - Czerwiec 2026

Dojazd to jeden z najbardziej niewidocznych kosztów w firmie sprzątającej. Pracownik, który w ciągu dnia jeździ między czterema klientami w różnych częściach miasta, traci 1,5-2 godziny dziennie na dojazdy — czyli 20-25% swojego dnia pracy idzie w paliwo i czas na drodze.

Smart booking w Twoja Firma Pro grupuje zlecenia geograficznie — system będzie podpowiadać przy rezerwacji klientowi aby wybrał termin zgodny z twoim grafikiem, żeby wszyscy klienci z Bytomia byli obsłużeni jednego dnia, a klientki z Mikołowa — innego. To znaczy, że pracownik zamiast jeździć po całym Górnym Śląsku, robi 2-3 zlecenia w jednej dzielnicy.

Realny efekt: redukcja czasu dojazdów o 30-40%, czyli dodatkowa godzina pracy zarobkowej dziennie na każdą osobę w zespole. Przy stawce 75 zł/h to 1 500 zł miesięcznie więcej przychodu na pracownika — bez zatrudniania nikogo nowego, bez podnoszenia cen.

KORDI — asystent AI, który pomoże Ci wyceniać i kontrolować koszty - Czerwiec 2026

W czerwcu 2026 uruchamiamy w Twoja Firma Pro KORDI — asystenta AI wbudowanego w aplikację. KORDI nie jest gadżetem. To narzędzie, które rozwiązuje konkretne problemy, o których pisałem powyżej.

Co KORDI będzie robić w obszarze wyceny i kosztów:

• Pomagać Ci wyceniać nowe zlecenia — wpisujesz szczegóły (metraż, częstotliwość, dzielnica, typ usługi), KORDI sugeruje stawkę bazując na Twoich realnych kosztach z aplikacji oraz danych rynkowych. Koniec z wyceną „na czuja" albo z grupy na Facebooku.

• Sygnalizować zlecenia o niskiej rentowności — KORDI patrzy na raporty i mówi Ci wprost: „Pani Halina ma 4% marży, podczas gdy średnia Twoich klientów to 28%. Rozważ podwyżkę albo rezygnację".

• Ostrzegać przed niedoszacowaniem — jeśli przyjmujesz zlecenie po stawce, która nie pokrywa Twoich realnych kosztów, KORDI Cię o tym informuje zanim zaakceptujesz pracę, nie miesiąc później kiedy patrzysz w bilans.

• Analizować trendy w firmie — który pracownik pracuje najszybciej, którzy klienci generują najwięcej reklamacji, jakie typy zleceń mają najwyższą marżę. To są informacje, które dziś musisz wyciągać samodzielnie z arkuszy — KORDI ma je dla Ciebie gotowe.

KORDI jest profesjonalny i minimalistyczny — nie chatuje na próżno, tylko odpowiada konkretnie na konkretne pytania o Twoją firmę. Jest jak dyrektor finansowy, którego nie musisz zatrudniać.

Co już dziś masz w aplikacji

Bez czekania na KORDI, dziś w Twoja Firma Pro masz:

• Cennik z różnymi stawkami dla zleceń cyklicznych, jednorazowych, po remoncie

• Kalkulator wynagrodzeń pracowników (umowa zlecenie, umowa o pracę, umowa o dzieło) — pokazuje Twój realny koszt każdego pracownika z uwzględnieniem ZUS

• Raport rentowności zlecenia — widzisz dla każdego klienta i każdego sprzątania: przychód minus koszt pracownika minus dojazd minus materiały = Twoja marża

• GPS check-in i geofencing — godziny pracownika liczą się automatycznie od momentu wejścia na adres klienta. Koniec z dyskusjami „ile naprawdę byłaś"

• Faktury i moduł finansowy — przychody, koszty, bilans miesięczny w jednym miejscu

Przykładowo: jeśli widzisz w raporcie, że u pani Haliny masz 4% marży, a u pana Tomka 32%, wiesz kogo podnieść w cenniku i gdzie szukać podobnych klientów.

Co konkretnie zrobić w tym tygodniu

Jeśli prowadzisz firmę sprzątającą i czytając ten artykuł zaczyna Ci coś świtać, oto plan na ten tydzień:

1. Wylicz realny koszt godziny pracy zespołu. Pracownik (z ZUS) + dojazd + materiały + koszty stałe + Twoja praca. Przygotuj jedną liczbę.

2. Pomnóż przez 1,33 — to jest Twoja minimalna stawka, żeby zachować 25% marży.

3. Porównaj z tym co bierzesz dziś. Jeśli różnica jest większa niż 10 zł — masz problem do rozwiązania.

4. Zaplanuj komunikację podwyżki. Lista klientów, nowa stawka, data wejścia w życie, treść wiadomości.

5. Rozdziel cennik na cykliczny i jednorazowy. Każdy w osobnym dokumencie albo zakładce w aplikacji.

W skrócie

Stawka godzinowa firmy sprzątającej zatrudniającej zespół musi być wyższa niż 70-80 zł/h, żeby firma miała sens biznesowy. Wszystko poniżej oznacza, że dopłacasz do interesu — albo z własnej kieszeni, albo z nieopłaconych podatków, albo z odkładania niezbędnych inwestycji w firmę.

To nie jest opinia. To jest matematyka:

• Pracownik = 35-38 zł/h

• Dojazd = 5-10 zł/h

• Materiały = 3-5 zł/h

• Koszty stałe + Twoja praca = 10-15 zł/h

• Koszt razem: 53-68 zł/h

• Twoja stawka z 25% marży: 70-90 zł/h

Każda firma sprzątająca, która bierze poniżej, albo dopłaca, albo nie wie.

A jeśli już to wiesz — masz wybór, czego nie ma większość konkurencji.

Zarządzaj firmą sprzątającą tak, żeby marża była widoczna, a nie przewidywana.

Wypróbuj Twoja Firma Pro bezpłatnie przez 14 dni — bez karty płatniczej, bez zobowiązań.

👉 app.twojafirma.pro

Źródła

• inEwi — Koszty pracodawcy przy najniższej krajowej w 2026 r.: inewi.pl

• Symfonia — Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026: symfonia.pl

• Poradnik Przedsiębiorcy — Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia 2026: poradnikprzedsiebiorcy.pl

• ifirma.pl — Umowa zlecenie - jakie są koszty pracodawcy: ifirma.pl

• Pracuj.pl — Kalkulator kosztów pracodawcy: dlafirm.pracuj.pl

• mspinfo.pl — Kalkulator umów zlecenie 2026: mspinfo.pl

• OnlyClean — Jak wycenić usługę sprzątania? Przewodnik 2026: onlyclean.pl

• CleanWhale — Ile zapłacisz za sprzątanie 2025: cleanwhale.pl

• CleanWhale — Ile za godzinę sprzątania 2025: cleanwhale.pl

• CleanWhale — Cennik sprzątania mieszkań i biur 2025: cleanwhale.pl